Dropbox Paperで仕事の質もスピードも劇的に変わる!オススメ理由と使い方を徹底解説!

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はじめに

こんにちは。神戸や大阪など関西を中心に活動している経営コンサルタントの荻田(オギタ)です。

私はITを駆使するのが大好きなので、新しい便利そうなサービスがリリースされると、ひとまず使ってみます。

もちろん全てのサービスをそのまま使うわけではなく、そのサービスのメリット・デメリットを確認しながら、既存のサービスよりも「いい」と思えたものを使っています。

そうやって取捨選択した結果、私がずっと使っているサービスは大体こんな感じです。

  • Gmail
  • Google カレンダー
  • Dropbox
  • Evernote

これらのサービスはメジャーすぎて、今さら紹介するのもちょっと変な感じがするのですが、私はこれらのサービスがなくなると仕事に相当支障がでてくるほどお世話になっています。

これまで上記サービスの対抗馬は山ほど出てきてますし、現在も続いているサービスも多いのですが、試しても結局は上記サービスの方が私には合っていました。

新たに定番サービスに追加されるものはここ数年なかったのですが、今回ご紹介するDropbox Paper(以下「Paper」)は、今後定番サービスとして定着しそうな予感がします。

名前に「Dropbox」とついていることからもお分かりのように、Dropboxがリリースしたサービスです。

Paperがどのようなサービスなのか簡単に言うと、ブラウザを使用してオンライン上に文書(以下「ドキュメント」)を作ることができるサービスです。

もちろん類似のサービスは数多くあるのですが、このPaper、なかなかスグレモノなんです。

現時点ではメニュー等がすべて英語表記のため、英語が苦手な方にとってはハードルが高いかもしれませんが、この記事を読んでいただければ問題なく使いこなせるようになります。

この記事がPaperの取扱説明書のような機能を果たせれば幸いです。

また、システムは英語ですが、入力は日本語を使用できますので、ご心配なく。

この記事の情報について
この記事は2016年10月1日時点でのPaperの機能等について説明しています。
今後、バージョンアップされ内容が変わった場合は「追記」や、新たな記事を書くことでお伝えしたいと思います。

Paperをオススメする理由

一通りオンライン ドキュメント作成サービスを使ってきた私がこのPaperをオススメするのには、いくつか理由があります。

具体的な使い方は次の章で説明しますので、ここではオススメポイントを見ていきましょう。

フォルダやドキュメントを複数人で共有して閲覧・編集できる

Paperではフォルダやドキュメントを作成することができるのですが、それらを複数人で共有することができます。

共有すれば閲覧や編集ができるようになるため、情報共有や共同作業のプロジェクト管理に威力を発揮します。

ちなみに「ドキュメント」を共有設定すれば、そのドキュメントのみが共有されます。

単発の共有なら、このドキュメントの共有で十分です。

しかし、例えば毎月行う会議の議事録を共有するといった場合、毎月ドキュメントが1つ増えていきますよね。

その都度、ドキュメントの共有設定をするのは面倒なので、そういったケースでは「フォルダ」を共有設定してしまいます。

フォルダを共有することで、そのフォルダ内に作成したドキュメントやフォルダはすべて自動的に共有されるので、共有したいドキュメントが複数作成される場合はフォルダ共有し、その中に共有したいドキュメントを作成していきます。

また、ただドキュメントを共有できるだけでなく、文書内の単語や写真などに「コメント」をつけることができ、補足情報として、共有メンバーのコミュニケーションとして、かなり便利に活用できます。

「見出し」の使用で自動的に目次ができる

Paperはドキュメント内の文章に「見出し」をつけることができます。

見出しは「大」と「中」の二種類で、簡単に設定できます。

見出し(小)について
一見、Paperには「見出し(小)」がないように見えますが、実は行全体を「太字」にすることで見出し(小)になります。試してみてくださいね。

見出しは、ワードなどで文書を作成する際にも利用しますよね。その場合は主に「見やすさ」や「カテゴライズ」が目的ですよね。

それによって情報が整理されますし、見出しは一般的に文字が大きくなるので、見やすくなります。

もちろんPaperも見出し設定すると文字が大きくなって強調表示されるため見やすくなるのですが、メリットはそれだけではありません。

見出しを使用して編集作業を行っていると、画面の左側に「横線」がでてきます。

見出しを使うと、画面左側に謎の横線がでてきます

見出しを使うと、画面左側に謎の横線がでてきます

最初は「ん?これは何かな?」と戸惑ったのですが、この横線にマウスを持って行った時に衝撃が走りました。

なんとマウスオーバーすることで、見出しが目次のように一覧表示されるのです!

マウスオーバーすると見出しが目次として表示され、クリックするとジャンプできます!

マウスオーバーすると見出しが目次として表示され、クリックするとジャンプできます!

これは現在編集しているドキュメントの「見出し構成の全体像」を確認するのにとても重宝します。

私はドキュメント編集中、何度もこの一覧を確認し、カテゴライズや順序などにおかしいところがないかチェックしています。

そして更に素晴らしいのは、この見出し一覧はリンクになっており、クリックするとその見出しのジャンプできるのです!

この機能はかなり画期的です。
文字数が多いと当然行数も多くなり、見たい箇所にアクセスする利便性は大きく低下します。

しかしこの機能のおかげでドキュメントの行数が相当増えても、適切に見出し設定を行うことで簡単に素早く見たい箇所にアクセスできます。

画像を簡単にキレイに挿入・配置できる

ドキュメント作成サービスで画像を挿入できるのは当たり前なのですが、Paperはそれを簡単に、かつキレイに挿入・配置できます。

普通に画像を1つ挿入すると、ドンと大きく配置されます。

イメージが挿入されました

画像1つを挿入したら大きく表示

おもしろいのは、最大3つまで「横に並べて配置」させることができます。

画像挿入時に2つを選ぶと横に2つ、3つを選ぶと横に3つ並んで配置されます。

画像選択時に2枚 or 3枚選択することで、このように横並びに配置されます

画像選択時に2枚 or 3枚選択することで、このように横並びに配置されます

ちなみに横並びの最大数は3つなので、仮に画像挿入時に4つ選択すると、3つ横並びの下に1つの大きい画像が表示されます。

横並びになった画像は小さくなっていますが、1度クリックして選択し、もう一度クリックすると拡大表示されます。

また、これらの画像はドラッグ & ドロップで簡単に配置替えできます。

ドキュメントにこのような写真挿入・配置ができると、かなり用途が広がりますね。

タスク管理や箇条書きなど、最低限の編集機能がある

これは「当たり前」の機能ですが、もしこの機能がなかったら「このサービスは使い続けられないな」となっていたでしょうね。

タスク管理というのは、チェックボックスですね。

このようにチェックボックスを作成できます。チェックを入れると取り消し線も入ります

このようにチェックボックスを作成できます。チェックを入れると取り消し線も入ります

情報管理には箇条書きが有用ですが、もちろんできます。

箇条書き

箇条書き

番号付き箇条書き

番号付き箇条書き

それと先ほども紹介した見出し、太字、取り消し線、リンクの挿入、表の作成、などの機能もあります。

必要最低限の編集機能は実装されていますね。

Paperの活用方法

Paperのこのような特徴は、どのように活用できるでしょうか。

私が思いつく活用方法をいくつか提案してみます。

情報やアイデアをまとめる

私はコンサルタントという仕事上、さまざまなプロジェクトが次々に立ち上がります。

その都度情報を整理したり、アイデアをまとめたりする作業が頻繁に発生しますので、これまでプロジェクトの内容に応じて以下の方法でまとめていました。

  • Evernote
  • マインドマップ
  • ワード
  • OneNote
  • 紙に手書きメモ

しかしどれもメリット・デメリットがあり、イマイチしっくりきませんでした。

ところがどうでしょう。これらの作業をPaperで行ったところ、まあビックリするほどやりやすいんですね。

見出しを活用することで自動的に目次ができる。
最低限の編集機能もある。
タスク管理もできる。
画像も横並びに配置できる。
リンクも挿入できる。
動画も挿入できる。

つまりとても簡単に、情報をまとめたドキュメントを作成することができるんですね。

情報やアイデアをまとめるのにはうってつけのサービスだと言えます。

議事録

会議の議事録、皆さんはどうしてますか?

書記を一人決めてその人が内容をメモし、会議後にまとめ、それを印刷したりデータとして共有したりしますよね。

しかしPaperを使えば最初に共有設定するだけで、その後の共有の手間はありません。

また、共有メンバーが閲覧だけでなくリアルタイムで編集もできるため、一旦できあがった議事録の修正・追加も可能です。

画像も挿入できるため、ホワイトボードを使って図解したものなどはiPhoneなどで撮影して挿入しておけば、その内容はテキスト入力する必要はなくなります。

配付資料もそれほどボリュームがなければ写真に撮り、挿入しておけばほぼ全ての情報をPaperで網羅できます。

書類の挿入について
後述しますが、Paperは写真だけでなくOfficeデータやPDFなども挿入できるため、データがあればそれをPaper内に挿入した方がいいです。

そして会議で決定したタスクがあれば、それも同時に管理できますね。

関係者がコメントを利用して情報の補足やコミュニケーションを行いながらタスクを進めていき、完了すればチェックをいれる。

それらすべてがPaperなら一つでできてしまいます。

レポート

私はクライアントと打ち合わせを行う際、様々なレポートを作成して持参するのですが、これまでは紙ものでした。

ワードやエクセルなどのソフトを使って作成し、わざわざ印刷していました。

しかし今後は紙のレポートはなくしていく予定です。

Paperの機能があればレポート作成には十分ですし、もちろん簡単に共有できるのも魅力的です。

また、レポート作成に重宝するのが画像の挿入のしやすさやレイアウトの良さですね。

財務的なレポートの場合はグラフを多用しているため、それらを効率的に見やすく配置できます。

これまではA4用紙に印刷していたためA4用紙のサイズに合わせてレイアウトする必要がありました。

するとどうしても希望の大きさでなかったり、無駄なスペースが空いたりしていました。

しかしPaperで作るなら、こういった制限はなくなります。

画像は最大3つまで横並びに配置できますし、クリックすれば拡大表示されます。

「グラフや字が小さすぎて見えない」といったクライアントの要望に応えるのも、紙だとレイアウト変更等大変でしたが、Paperの画像なら拡大表示できるので全く問題ありません。

それにリンクや動画なども挿入でき、見出しの活用で各見出しにジャンプできる目次もあります。

機能、見やすさ、利便性、どれをとっても紙を凌駕します。

もちろん紙にもメリットがあります。手書きができる点です。

打ち合わせ中にレポートに手書きで情報を追加したり、重要な部分をマーカーしたりすることができますからね。

しかしどうでしょう。Paperは共有していればメンバーが自由に編集もできます。

クライアントとの打ち合わせ時、必要であればクライアントがPaperに直接情報を追加したり、コメントを入れたり、レポートは打ち合わせ中にもどんどん進化していきます。

これまでの紙のレポートは「印刷した時点で完成」でしたが、Paperでレポートを作成すれば、どこまでも進化し続けます。

Paperによってレポートの概念が変わる、と私は考えています。

プロジェクトの管理

これまでの活用方法と若干重複しますが、プロジェクト管理にも威力を発揮します。

情報共有、情報やアイデアのまとめ、リンク集の作成、コメントで補足説明やコミュニケーション、見出しで目次の自動作成など、プロジェクト管理に必要な機能は十分揃っています。

また文章等を入力したのが誰なのかも分かるようになっているので、「この文章、誰が書いたの?誰が修正したの?」といったことで時間や労力を割かれることもありません。全て明確になります。

プロジェクト管理にPaperを使わずして、何を使うのですか?と言いたくなるくらい、適していると思います。

マニュアル

私はエクセルやVBAでクライアント専用のシステムを作成することが多々あります。

例えば給与計算システム、売上管理システム、請求書作成システム、顧客管理システムなどなど。

それらを作成した時は、口頭でざっと使い方を説明するか、ワードなどで簡単なマニュアルを作成してお渡ししています。

しかしどうしてもシステムにはバグが発生するため、納品後、何度も修正することになります。

修正内容によってはマニュアルも修正する必要があるのですが、ワードなどで渡した場合、また作り直したマニュアルに差し替える必要がでてきます。

しかしそんなマニュアルをPaperで作成し、共有したらどうでしょう。

システム修正と同時にマニュアルも修正すれば、それがリアルタイムで共有されますよね。

また、当初は最低限のマニュアル内容にとどめておき、少しずつ内容を追加・修正してブラッシュアップさせることもできます。

それと見出しを活用することで自動的に目次ができるのも、マニュアルには最高の機能です。

マニュアルには絶対に目次があった方がいいですよね。

また画像を駆使したマニュアル作成も難なく作ることができますし、一部の説明は動画撮影し、それを挿入することもできますね。

クライアントがマニュアルにコメントを書くことで、マニュアル内に補足情報を付加したり、その中でコミュニケーションすることで理解が深まったりします。

ああ!もうこれから私が作るシステムのマニュアルは全てPaperで作るでしょう!

Paperの使い方

これまでPaperのオススメポイントや活用方法などをご紹介してきました。

ではここからは具体的にPaperの使い方を見ていきます。

始め方から使いこなしまで、私が分かっている内容をすべてお伝えします。

Paperの始め方

まず使い始めるにはDropboxのアカウント登録が必要です。

Dropboxは無料で2GBの容量が利用できますので、まずはDropbox Basic(無料版)でOKです。

まだアカウントを持っていない方はこちらから登録することで、無料で500MBがプラスされますのでお得です。

アカウントを持っている方は、ブラウザでDropboxにログインしましょう。

Dropbox

ログインすると、以下のような画面がでてきます。

左のメニューに「Paper」がありますので、これをクリックします。

ブラウザでDropboxにログインすると、左に「Paper」の文字があるのでクリック

ブラウザでDropboxにログインすると、左に「Paper」の文字があるのでクリック

すると以下のような画面になりますので、中央の青い「Open Dropbox Paper」ボタンをクリックします。

中央の青い「Open Dropbox Paper」ボタンをクリック

中央の青い「Open Dropbox Paper」ボタンをクリック

新しいドキュメントを作成する画面がでてきますので、右の「Create New doc」をクリックします。

まずは右の「Create New doc」をクリックして、まっさらなドキュメントを作ってみましょう。

まずは右の「Create New doc」をクリックして、まっさらなドキュメントを作ってみましょう。

これでようやくドキュメント編集画面にたどり着きました。

新しい文書(ドキュメント)ができました。ここからタイトルや文章を入力していきます。

新しいドキュメントができました。ここからタイトルや文章を入力していきます。

なお、今後Paperを使うときは上記のような手順ではなく、直接Paperにアクセスしましょう。

Dropbox Paper

上記リンクをブックマークしておけば次から簡単にアクセスできます。

それではドキュメント編集について見ていきましょう。

ドキュメント編集について

新規ドキュメントを作成した時の最初の編集画面です。

新規ドキュメントの最初の画面説明

新規ドキュメントの最初の画面説明

「Give me a name」というところがドキュメント名、タイトルですね。

そのドキュメントが何なのか分かるような名前を付けてください。

その下に小さく「Now write something brilliant.」と書いてあるところが、ドキュメント本文を入力する場所です。

ここにどんどん文章を入力していきます。

また、ドキュメント編集が完了したら、画面左上の「<」マークをクリックすることで、ドキュメント編集を終え、ドキュメント管理画面に戻ることができます。

それではドキュメント名(タイトル)と本文を入力してみましょう。

タイトルと本文を入力した状態

タイトルと本文を入力した状態

本文に「はじめに」と入力したのですが、その左側に青い文字で「K O」と表示されているのが分かりますか?

これは「誰がこの文章を入力したのか」という情報です。

私はDropboxに「姓=O」「名=K」と登録しているのでこのように表示されていますが、普通に氏名を登録していれば、それが表示されます。(英語仕様なので「名」がメインで表示されます)

これにより、複数人で共有しながらドキュメントを作成している時の「この文章、誰が入力・修正したの?」という混乱はなくなります。よくできた機能ですね。

それではとりあえず複数行の文章を入力してみます。

本文を入力。一行空いているところは余分に改行を入れてあります。

本文を入力。一行空いているところは余分に改行を入れてあります。

ただ文章を入力するだけなら上記のように表示されます。あえて改行を一つ入れることで、文章と文章の間を空けてみました。

次に、文字をマウスで選択してみましょう。

文字を選択するとツールが-が出てきます

文字を選択するとツールバー出てきます

すると自動的にツールバーがでてきました。このツールバーで文字を装飾したり、見出しにしたり、さまざまなことができます。

それではツールバーの左から順番に説明していきます。

まずは太字。

太字

太字

選択した文字が太字になりました。

太字にすると見た目が太く濃くなるのですが、行全体を太字にすると「見出し(小)」として機能します。

行の文字の一部を太字にしただけでは見出し(小)にはなりませんのでご注意ください。

次は取り消し線。

取り消し線

取り消し線

これも選択した文字に反映されます。

次はPaperにとって重要な見出しの設定です。

見出し(大)

見出し(大)

H1が大見出し、H2が中見出しです。

先ほども説明したように「H3」というのはないのですが、行全体を太字にすることで、その行が小見出しになります。

大見出し、中見出しにする場合はすべての文字を選択する必要はなく、見出しにしたい行の一部の文字だけ選択して設定しても大丈夫です。

見出し(中)

見出し(中)

オススメポイントでも説明しましたが、このように見出しを設定することで、画面左側にジャンプできる目次が自動作成されます。

マウスオーバーすると見出しが目次として表示され、クリックするとジャンプできます!

見出しを使うことで、左端に目次ができ、クリックすればその見出しに飛ぶことができます。

ちなみにこの目次の青い字が、現在アクティブになっている見出し、ということになります。

見やすいですね。

それと見出しにはまだ便利な機能があります。

「見出しへのリンク」という機能です。

見出し設定した文にカーソルを合わせると、左側にしおりマークがでてきます。

見出しにカーソルを合わせると左にしおりマークが。

見出しにカーソルを合わせると左にしおりマークが。

このしおりマークをクリックすると、「この見出しへのリンク」がクリップボードにコピーされるんです。

ちなみにしおりマークをクリックした際、画面右上に一瞬「Copied to clipboard」というメッセージがでてきます。

しおりマークをクリックすると、この見出しへのリンクがクリップボードにコピーされます

しおりマークをクリックすると、この見出しへのリンクがクリップボードにコピーされます

これで自動的にクリップボードに見出しへのリンクアドレスがコピーされていますので、この情報をPaperに貼り付けてみましょう。

見出しへのリンクを貼り付けると、こんな感じに。

見出しへのリンクを貼り付けると、こんな感じに。

Paperに貼り付けると、その見出しの「ドキュメント名」と「見出し名」が表示され、その文字がリンクになっています。

このリンクをクリックすると、そのドキュメントの見出しにジャンプします。

これは同一ドキュメント内でも、異なるドキュメント間でも利用可能です。

つまりドキュメント編集中、以前に作ったドキュメントの見出しへのリンクを貼り付けることで、ドキュメントとドキュメントがリンクでつながっていくということです。

これはまるでウィキペディのように、ドキュメント間をネットサーフィンのように飛んでいきながら必要な情報にアクセスすることができるということなんです。便利でしょ?

つまりPaperを使い続けていくことでドキュメントが増えていきます。そしてドキュメント間でリンクを巡らせながら、それら複数のドキュメントが一つの大きな情報のかたまりとして相互につながり、補完し合うということですね。

ですのでPaperは単なるドキュメント作成サービスではなく、複数のドキュメントがつながって一つの情報データベースのようになっていく、wikiのような情報管理サービスであるとも言えます。

次は箇条書きです。情報をまとめる際、箇条書きはよく利用しますよね。

箇条書きにしたい箇所を選択して

箇条書きにしたい箇所を選択

まず箇条書きにしたい内容をざっと改行しながら入力していき、それらを選択します。

そしてツールバーから箇条書きボタンをクリックします。

箇条書き

箇条書き

このあたりの操作方法はワードや既存のサービスと同じなので、迷うことはありませんね。

番号付きの箇条書きもあります。

番号付き箇条書き

番号付き箇条書き

また、チェックボックスをまとめて付けることもできます。

やり方は箇条書きと同じで、ツールバーのチェックボックスボタンをクリックするだけです。

チェックボックス

チェックボックス

チェックボックスにチェックを入れると、チェックマークが入るだけでなく、取り消し線も入り、文字色がグレーに変わります。

チェックを入れると取り消し線も入ります

チェックを入れると取り消し線も入ります

チェックマークのブルーも相まって、チェックされていることがとても分かりやすい仕様ですね。

次はリンクの挿入です。

URLを貼り付けるだけで、その文字列が勝手にリンクになるのはもちろんですが、特定の文字にリンクを挿入することもできます。

リンクを挿入したい箇所を選択し、ツールバーのリンクボタンをクリックします。

リンクの挿入

リンクの挿入

すると「Enter link URL」という入力ボックスがでてくるので、ここにURLを入力または貼り付けます。

リンクを入力するボックスがでてきます

リンクを入力するボックスがでてきます

URLの入力が完了したらエンター(改行)キーを押せば完了。

URLを入力

URLを入力

リンクが挿入されている文字は青くなります。

リンクが挿入されている文字は青くなります

リンクが挿入されている文字は青くなります

また、この青い文字にマウスオーバーすると、URLがポップアップ表示されますので、リンク先に飛ぶ前にURLを確認することもできます。

リンクが挿入されている文字にマウスオーバーするとURLがポップアップ表示されます

リンクが挿入されている文字にマウスオーバーするとURLがポップアップ表示されます

次はコメント機能です。

コメントを挿入したい文字や画像を選択し、ツールバーのコメントボタンをクリックします。

特定の文字にコメントを挿入できます

特定の文字にコメントを挿入できます

すると画面右側のスペースにコメント入力欄がでてきます。

右の余白にコメント入力ボックスがでてきます

右の余白にコメント入力ボックスがでてきます

ここにコメントを入力し、青い「Post」の文字をクリックするとコメント挿入完了です。

コメントをポストしてみましょう

コメントをポストしてみましょう

コメントの左側には、誰がコメントしたのか分かるように丸く名前が表示されていますね。

コメントがポストされました

コメントがポストされました

また、その上を見ると「Mark as unread」や「Resolve comments」の文字が。

用途は以下の通りです。

  • Mark as unread:今すぐに対処できない時にクリックすることで未読にでき、通知に情報を残して忘れないようにする
  • Resolve comments:すでにこのコメントに対するアクションが完了し、問題も解決している場合はクリックして「解決済み」にし、コメントを非表示にする

未読にしたり、解決済みにしたりすることも

また、コメントの下の「Raply」に文字を入力してPostすることで、コメントに対する返信もできます。

さらに自分でコメントを追加したり、共有メンバーがコメントに対する返事を書いたりできます

さらに自分でコメントを追加したり、共有メンバーがコメントに対する返事を書いたりできます

コメントには文字だけでなく、LINEのようなスタンプ機能もあります。

文字入力欄にカーソルを合わせると右下にフェイスマークがでてくるので、これをクリックするとスタンプ一覧が表示されます。

スタンプもあります

スタンプもあります

希望のスタンプをクリックすると、スタンプがポストされます。

クリックするだけでスタンプがPostされました

クリックするだけでスタンプがPostされました

ちょっとしたコミュニケーションに利用できますね。

また、コメントが挿入されている文字は黄色い下線がつくので、簡単に判別できます。

黄色い下線でコメント挿入箇所が分かります

黄色い下線でコメント挿入箇所が分かります

そしてその下線がある文字にマウスオーバーすると、該当コメントがグレーの囲いで強調されます。

色々なコメントがある場合、どの文字とどのコメントがつながっているのか分からなくなってしまいますが、これならすぐに判別できますね。

コメント挿入箇所にマウスオーバーするとこんな感じになります

コメント挿入箇所にマウスオーバーするとこんな感じになります

文字を選択した時にでてくるツールバーの機能は以上です。

次は何も文字が入力されていない行にカーソルがある時に表示される丸い「+」マークを見ていきましょう。

未入力の行にカーソルがある状態

未入力の行にカーソルがある状態

このマークをクリックすると、ツールバーがでてきます。

箇条書きやタスクなどは「文字を選択した際にでてくるツールバー」と同じですが、異なるボタンもありますね。

それらについて説明していきます。

クリックするとツールバーがでてきます

クリックするとツールバーがでてきます

まずは画像挿入。ツールバーの一番左のボタンをクリックします。

イメージ挿入

イメージ挿入

すると挿入する画像を選択する画面がでてきますので、挿入したい画像を選んで「開く」をクリックしてください。

今回は1枚の画像を選択しました。

挿入したいイメージを選択

挿入したいイメージを選択

すると選択した画像がPaperに挿入されました。

イメージが挿入されました

イメージが挿入されました

ちなみに画像の上にある「沖縄タコス」の文字は、私が手入力したものです。

では次に画像を横並びに挿入してみましょう。

先ほどのようにツールバーから画像挿入マークをクリックし、今度は画像を2枚、または3枚選択して「開く」をクリックします。

画像選択時に2枚 or 3枚選択することで、このように横並びに配置されます

画像選択時に2枚 or 3枚選択することで、このように横並びに配置されます

このように、2枚選択時には2枚が横並びに、3枚選択時には3枚が横並びになります。

見やすくて、いいレイアウトですよね

横並びになると、どうしても画像が小さくなり、見づらくなります。

そのような場合は、その画像を1回クリックします。するとその画像が選択状態になるので、そこでもう一度クリックすると拡大表示されます。

画像の選択状態では、以下のようなツールバーがでてきます。

画像をクリックするとツールバーが

画像をクリックするとツールバーが

左のアイコンは画像の差し替え(変更)です。

右のアイコンはコメント挿入ですね。文字だけでなく、写真にもコメントを挿入することができます。

そして写真のレイアウトは、ドラッグ & ドロップで簡単に変更することができます。

イメージはドラッグ & ドロップできます

イメージはドラッグ & ドロップできます

写真をドラッグして希望の場所でドロップすると、写真の配置が変わります。

配置が入れ替わりました

配置が入れ替わりました

写真の配置替えは横方向だけでなく、上下の移動、配置替えもOKです。

横の配置だけでなく、上下にも移動可能

横の配置だけでなく、上下にも移動可能

写真のレイアウトが簡単に変更できるのは、とても重要な機能ですね。

画像が上の段に移動しました

画像が上の段に移動しました

ちなみにツールバーの「写真挿入ボタン」の右に「Dropbox」ボタンがありますが、これはDropbox内のファイルをPaperに挿入する時に使用します。

Dropboxマークをクリック

Dropboxマークをクリック

Dropboxマークをクリックすると、Dropbox内にあるファイルが表示されます。

画像だけでなくPDFやエクセル、ワードなども挿入可能です。

Dropbox内の様々なデータを選択できます

Dropbox内の様々なデータを選択できます

今回はPDFを挿入してみました。

PDFの場合、一部がプレビュー表示されますので、何が添付されているのか分かりやすいですね。

PDFはページ上部がプレビュー表示されます

PDFはページ上部がプレビュー表示されます

ちなみにワードも同様に一部がプレビュー表示されましたが、エクセルはダメでした。

Paperでデータの共有や管理もできるんですね。いやー、便利便利。

次は表の挿入です。

ツールバーの表挿入ボタンをクリックします。

表挿入ボタン

表挿入ボタン

すると自動的に「2×2」の表が挿入されました。

表

表の中は普通に文字入力できます。

表に文字入力

表に文字入力

行や列の挿入は、表の周りにある薄いグレーの丸(ドット)を使って行います。

行や列を追加するドット

行や列を追加するドット

これらのドットにマウスオーバーすると「+」マークがでてきます。

行や列を追加できます

行や列を追加できます

この+マークをクリックすると、行や列が追加されます。

列が追加されました

列が追加されました

簡単ですね。

また、表の右にあるボタンをクリックすると、画面幅いっぱいに表が広がります。

表を画面幅に広げる

表を画面幅に広げる

文字が多い場合は、広くすることで見やすくなりますね。

広がった状態で再度右のボタンをクリックすると、元に戻ります。

広がった表

広がった表

行や列を削除する場合は、下記画像の矢印で示した細い部分をクリックします。

行や列を削除するための細い部分

行や列を削除するための細い部分

すると削除ボタンがでてくるので、これをクリックすると行や列を削除できます。

細い部分をクリックすると削除ボタンがでてきます

細い部分をクリックすると削除ボタンがでてきます

表を区切っている枠線をドラッグ & ドロップすれば、列の幅を変えることもできます。

罫線をドラッグ & ドロップすると幅の変更ができます

罫線をドラッグ & ドロップすると幅の変更ができます

幅を変更しました

幅を変更しました

表は簡単な情報のまとめなどに使えますね。

当然エクセルのように表計算はできませんが、あると便利な機能です。

次は区切り線。

ツールバーの右から2番目のボタンです。

区切り線挿入ボタン

区切り線挿入ボタン

区切り線を挿入したい場所にカーソルを持って行ってこのボタンを押すと、区切り線が挿入されます。

区切り線

区切り線

最後にツールバーの一番右ですが、これは「コード」を挿入するボタンです。

通常はあまり使用しないので、ここでは割愛します。

さて、+のツールバーの説明も終わりました。

あとはその他の便利な機能をご紹介します。

まずは動画の挿入。ツールバーには動画挿入ボタンなどなかったですよね。

でも大丈夫です。YouTubeなどの動画のURLを貼り付けるだけで、自動的に動画のプレイヤーが挿入されます。

動画はURLを貼り付けるだけでプレイヤーが自動的に挿入されます

動画はURLを貼り付けるだけでプレイヤーが自動的に挿入されます

もちろんこのままPaper内で動画再生されます。

また、これと同様にFacebookやTwitterの投稿、GoogleマップのURLなども貼り付けるだけでプレビュー等が自動表示されます。

ではGoogleマップを埋め込んでみましょう。

まずはGoogleマップで希望の場所を表示させます。

Googleマップで地図を表示

Googleマップで地図を表示

次に左側にある「共有」をクリックします。

「共有」をクリック

「共有」をクリック

するとおそらく「リンクを共有」のURLが表示されると思うのですが、その右にある「地図を埋め込む」をクリックします。

「地図を埋め込む」をクリック

「地図を埋め込む」をクリック

ここで出てきたURLをコピーします。

URLをコピー

URLをコピー

そしてこのURLをPaperに貼り付けます。

貼り付けた直後は以下のようにURLだけが表示されます。

PaperにURL貼り付け

PaperにURL貼り付け

しかしすぐにマップが自動的に挿入され、Paper内でマップの拡大・縮小などを行うことができます。

自動的にマップが挿入されます

自動的にマップが挿入されます

いやー、便利ですね。

URLを貼り付けるだけで自動的にプレビュー等が表示される機能は、本当に使っていて快適ですね。

このあたりの心配りもPaperのいいところです。

ドキュメント・フォルダの操作について

ドキュメントの編集方法についてはほぼ説明が終わりました。

次はドキュメントやフォルダの管理方法について説明します。

Paperにアクセスすると、最初に以下のような画面がでてきます。

Paperを開いた時の状態

Paperを開いた時の状態

ちょっと邪魔なメニューがあるので、消してしまいましょう。

(もちろん、あった方がいいという方は消さずに残しておいてください。)

まずはドキュメント新規作成用のメニュー。

右上に×があるので、ここをクリックするだけでOKです。

邪魔なメニューは消してしまいましょう

邪魔なメニューは消してしまいましょう

それともう一つ、Shareに関する説明等がありますので、これも右上の×で消しましょう。

これも邪魔なので消します

これも邪魔なので消します

これで画面がスッキリしました。

画面の簡単な説明は以下の通りです。

ドキュメント一覧

ドキュメント一覧

左のメニューの「Docs」が選択されているとドキュメント一覧が表示されます。

画面上部には、ドキュメントのフィルタリングを行うメニューもあります。

  • Recent docs(最近のドキュメント)
  • Created by me(自分が作ったドキュメント)
  • Shared with me(シェアしてるドキュメント)
  • Archived(アーカイブしたドキュメント)
アーカイブについて
アーカイブとは「書庫」という意味で、削除ではなく、倉庫にしまうイメージです。
ドキュメントをアーカイブすることで、通常のドキュメント一覧には表示されなくなりますが、このフィルタメニューで「Archived」を選ぶことで見ることができます。

画面中央はドキュメント一覧。

画面右上の「Create new doc」ボタンで新しいドキュメントを作成できます。

先ほど「アーカイブ」について簡単に補足しましたが、ドキュメントのアーカイブ方法を説明しておきます。

ドキュメント名の上にマウスを持って行くと、左にチェックボックスが現れます。

ドキュメント名にマウスオーバーするとチェックボックスが。

ドキュメント名にマウスオーバーするとチェックボックスが。

そのチェックボックスにチェックを入れると画面右側に「Archive」という文字がでてくるので、これをクリックすればアーカイブ完了です。

チェックを入れてアーカイブ

チェックを入れてアーカイブ

もちろん複数ドキュメントを選択して一括でアーカイブすることも可能です。

アーカイブしたドキュメントは画面上のフィルタリングメニューの「Archived」で見ることができます。

ドキュメント一覧から消えました

ドキュメント一覧から消えました

次は左のメニューの「Folders」を選択してみます。

これで現在あるフォルダの一覧が表示されます。

フォルダ一覧

フォルダ一覧

最初は「Sample Docs」というフォルダしかありません。

右上の青い「Create new folder」ボタンをクリックすると、新しいフォルダを作成できます。

フォルダ名を入力し「Create」をクリックすれば完了。

新規フォルダ作成

新規フォルダ作成

新しいフォルダを作成すると、すぐにそのフォルダの中を開いた状態になります。

作成したフォルダ内

作成したフォルダ内

この状態で右にある「Create new doc」をクリックすると、このフォルダ内に新規ドキュメントが作成されます。

もちろん「New folder」でフォルダ内にフォルダを作ることもできます。

右の「New folder」の下にある「More」をクリックすると、以下のようなメニューがでてきます。

Moreの中身

Moreの中身

これでフォルダを移動したり名前を変えたりアーカイブしたりできます。

それでは左のメニューの「Docs」をクリックして、ドキュメント一覧に戻ってみましょう。

フォルダに入っていないドキュメントは「UNFILED」の表記が。

よく見ると、最初に作ったドキュメント名の下に「UNFILED」の文字があります。これは「フォルダに入っていない」という意味ですので、必要であればフォルダを作って移動し、分かりやすくドキュメント管理してください。

共有について

Paperの大きな特徴の一つ「共有」ですが、「ドキュメントの共有」と「フォルダの共有」を上手く使い分ける必要があります。

まずはドキュメントの共有から。

ドキュメントの共有は、単発のプロジェクトなど、頻繁にドキュメントを共有しない場合に使います。

ドキュメントの編集画面で右上の青い「Share」ボタンをクリックすると、招待したいユーザーのメールアドレスを入力する欄がでてきます。

ドキュメントの共有

ドキュメントの共有

ここにメールアドレスを入力して「Send」ボタンをクリックすると、そのユーザーのメールに共有の招待メールが届きます。

次にフォルダの共有ですが、こちらは頻繁に同じユーザーとドキュメント共有をする場合に使います。

フォルダを共有するので、そのフォルダ内に作成したドキュメントやフォルダは全て自動的に共有されます。

まずPaperの最初の画面の左メニューから「Folders」をクリックし、フォルダ一覧の中から共有したいフォルダを選択して開きます。

フォルダを開いた画面の右上にある青い「Share」ボタンをクリックすると先ほどのドキュメント共有と同様、メールアドレスを入力する欄がでてきますので、入力して「Send」をクリックします。

フォルダの共有

フォルダの共有

これでドキュメントやフォルダを共有することができます。

Paperに今後望むこと

使ってみて大満足のPaperですが、いくつか「こうなったらいいなー」という要望もあります。

iPhoneアプリのブラッシュアップ

2016年10月1日時点でのiPhoneアプリは、まだまだイマイチです。

iPhoneアプリ Dropbox Paper

2016-10-01-14-36-12

まず致命的なのは、同期が完璧ではないこと。

iPhoneアプリから共有フォルダ内にドキュメントを追加しても、共有相手に反映されないという事例がありました。

パソコンで同様の処理を行った場合は問題なく反映されていたので、おそらくバグだと思います。

それとフォルダ一覧を見ることができません。

iPhoneアプリのフォルダ対応
2016年10月24日のアップデートで、iPhoneアプリもフォルダ対応になりました!
このようなドキュメント一覧は見ることができますが、フォルダがありません

このようなドキュメント一覧は見ることができますが、フォルダがありません

あるのは「通知、ドキュメント一覧、お気に入り、設定」のみ。

なぜ?
なぜフォルダ一覧を作らなかったんですか、Dropboxさん!

いずれ対応すると思いますが、早い対応を期待しています。

iPhoneアプリのフォルダ対応
2016年10月24日のアップデートで、iPhoneアプリもフォルダ対応になりました!

日本語化

※ 2017年1月31日現在、正式公開され、完全日本語化されました!

入力などは全く問題なく日本語を使用できますが、メニューや説明などが全て英語表記です。

私は問題ないのですが、日本で普及するためにはメニュー等の完全日本語化は必須でしょうね。

これもいずれ対応するでしょうね。

ドキュメントやフォルダの並べ替え設定

ドキュメントやフォルダが増えてくると、並べ替えの設定をしたくなります。

しかし現状の並び順は強制的に「編集順」となり、直近に編集したドキュメントやフォルダが一番上にきます。

並べ替えの法則は人によって好みがあると思います。

この並べ替えを簡単に、色々と設定できるようになると、使い勝手が格段に上がります。

早く対応してほしいなー。

更なる機能の強化

これも私はあまり必要としていないのですが、高機能なのが好きという方は結構いらっしゃいますので、以下の機能は追加されると喜ばれると思います。

  • 文字色の変更機能
  • 文字にマーカー機能
  • 写真の4つ以上の横並び機能
  • 行や見出しなどをドラッグ & ドロップで移動できる機能
  • テンプレート作成機能

最後に

いかがでしたか?

かなり長い説明になりましたが、私は数日でこのPaperにハマり、今後のビジネス等で使い続ける価値があるかどうか吟味してきました。

使えば使うほど良さを確認できたため、少しでも多くの方にもこのPaperを活用し、ビジネスにもプライベートにも役立てていただきたいと思います。

Dropboxさん、今後の更なる進化を期待しています!

Dropbox

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